Uw personeelskosten in control
Uw personeelskosten in control

Vergoeding vervoer

De meeste werknemers reizen om verschillende redenen op verschillende manieren voor hun werk. Zij maken bijvoorbeeld kosten voor woon-werkverkeer, zakelijke reizen, openbaar vervoer en/of eventueel studiereizen. Deze kosten kunt u als werkgever vergoeden. U kunt ook aan uw werknemer een auto ter beschikking stellen.

Eigen vervoermiddel

Uw werknemer kan gebruik maken van een eigen vervoermiddel voor zakelijke reizen. U mag uw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Dit is een gerichte vrijstelling onder de Werkkostenregeling. Het maakt hierbij geen verschil of uw werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon-werkverkeer of ander zakelijk verkeer. Bovendien maakt het niet uit welk privévervoermiddel de werknemer hiervoor gebruikt. Ook de woon-werk-kilometers tijdens de lunch kunnen aangemerkt worden als zakelijke kilometers. Als de werknemer naar een vaste arbeidsplaats reist kunt u er ook voor kiezen om een vaste reiskostenvergoeding per periode te vergoeden.

Overigens is het niet mogelijk om naast de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer nog andere kosten (bijvoorbeeld parkeerkosten) met betrekking tot het eigen vervoermiddel onbelast te vergoeden. Onder de gerichte vrijstelling van maximaal € 0,19 per kilometer worden geacht alle kosten inbegrepen te zijn.

Openbaar vervoer

Als uw werknemer met openbaar vervoer reist dan mag u de kosten hiervan onbelast vergoeden. U mag ook de vervoersbewijzen zoals ov-abonnement, ov-chipkaart en voordeelurenkaart onbelast verstrekken en/of ter beschikking stellen. Voor elke categorie gelden verschillende voorwaarden en administratieve verplichtingen.

Auto / bestelauto van de zaak

Als u een (lease)auto aan uw werknemer ter beschikking stelt, dient u in verband met het voordeel van het privégebruik een bedrag bij het brutoloon van uw werknemer op te tellen. Dit is de zogenoemde bijtelling. Het bedrag van de bijtelling wordt bepaald door de cataloguswaarde van de ter beschikking gestelde auto te vermenigvuldigen met het van toepassing zijnde bijtellingspercentage. Een eventuele eigen bijdrage privégebruik van de werknemer mag op dit bedrag in mindering worden gebracht.

Het van toepassing zijnde bijtellingspercentage is in beginsel afhankelijk van de volgende factoren:

  • de datum waarop het kenteken van de auto voor het eerst op naam is gesteld;
  • de CO2-uistoot van de auto.

De bijtelling voor privégebruik mag achterwege gelaten worden als uw werknemer aan kan tonen dat hij op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. Hiervoor geldt de vrije bewijsleer. Hij kan dit aantonen middels een sluitende rittenregistratie. Ook een schriftelijk verbod op privégebruik kan onder voorwaarden een aanvaardbaar bewijs zijn. Bijtelling hoeft ook niet plaats te vinden als u een afschrift van een “Verklaring geen privégebruik auto” van de werknemer heeft. Deze verklaring kan de werknemer aanvragen bij de Belastingdienst.

Bij een bestelauto kunt u aanvullend nog denken aan:

  • Verbod privégebruik bestelauto;
  • Gebruik bestelauto buiten werktijd niet mogelijk (auto “achter het hek”);
  • Bestelauto (bijna) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen;
  • Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto;
  • Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto;
  • Vereenvoudigde rittenregistratie.
Angela Veraart
Belastingadviseur +31(0)76 50 25 700
Neem contact met ons op
Naam:*
Bedrijfsnaam:*
E-mailadres:*
Telefoon:
Opmerkingen: